Description
GestDocs est un logiciel de gestion électronique des documents, qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur tous vos fichiers. Il vous suffit de lier les documents désirés à la base de données.
Vous pouvez travailler soit en mode « original » -> dans ce cas vous travailler directement sur le fichier original, soit en mode « copie locale ». Vous travaillez alors sur une copie du fichier originale. Cette copie est enregistrée dans un sous-répertoire de l’application.
Le mode « copie locale » est intéressant si vous souhaitez utiliser l’application sur un support externe (clé USB ou disque dur externe), car les documents sont toujours à disposition, directement sur le support. Il n’y a pas X chemins différents.
Voici les principales caractéristiques de ce logiciel:
- Regroupement des documents par classeur. Vous pouvez créer autant de classeur que vous désirez. Les classeurs permettent de grouper les documents par thème. Par exemple: TRAVAIL, PERSONNEL, LOISIRS, etc…
- Gestion des classeurs (ajout, suppression, renommage)
- Répartition des documents dans des groupes, avec possibilité de gérer ces groupes (ajout, suppression, renommage)
- Déplacement des documents dans les groupes par simple glisser/déposer ou par sélection dans une liste déroulante.
- Insertion dans la base de données de fichiers existants sur le disque dur
- Possibilité de créer de nouveaux documents (WORD, EXCEL, PDF, IMAGES et TEXTE RTF et TXT) avec des éditeurs intégrés.
- Les documents peuvent être mis dans une corbeille, et il est ensuite posiible de les récupérer ou alors de vider la corbeille
- Possibilité d’indexer les documents de type WORD, PDF et TEXTE, ce qui permet par la suite une recherche « full text » sur ces documents. Cela signifie qu’il sera alors possible de rechercher un mot ou une phrase dans le contenu de ces documents.
- Possibilité d’ajouter des « tags » ou « jetons » en français. Les jetons permettent de classer les documents dans des catégories.
- Recherche de documents dans le contenu (pour les documents indexés), dans le titre ou dans le champ [annotation]
- Possibilité de filtrer les documents selon un ou plusieurs jetons
- Possibilité de changer un document de classeur.
- Lorsque l’on passe du mode « copie locale » au mode « original », un contrôle est effectué pour savoir si la copie du document est plus récente que l’original. Si c’est le cas, on peut choisir si l’on désire remplacer l’original par cette copie ou si on souhaite simplement supprimer la copie et retravailler ave le document original.
- Sauvegarde de la base de données. La BDD ainsi que les documents en mode « copie locale » sont sauvegardés dans un fichier ZIP
- Restauration de la base de données. La BDD ainsi que les documents en mode « copie locale » sont restaurés à partir d’un fichier archive. Il est possible de sélectionner séparément les classeur à restaurer. Cela permet par exemple d’insérer une nouveau classeur provenant d’une autre archive
- Vidage de la base de données. Vide complètement la base de données ainsi que les documents en mode « copie locale ». Permet de repartir à zéro, ou alors de repartir avec une sauvegarde effectuée auparavant.
